Wann ist eine Kündigung rechtssicher zugegangen?

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Das Wichtigste in Kürze

Kündigungserklärungen werden erst mit ihrem Zugang beim Empfänger wirksam. Die Beweislast für den Zugang der Kündigungserklärung trägt der Arbeitgeber. Bestenfalls erfolgt die Zustellung durch persönliche Übergabe in Gegenwart eines Zeugen. Kann das Schreiben nicht persönlich übergeben werden, ist aus Beweisgründen eine Zustellung durch eigene Mitarbeiter oder Boten zu empfehlen. Auch hier sollte ein Zeuge den Einwurf in den Briefkasten bestätigen können. Von einem Versand per einfacher Post oder per Einschreiben mit Rückschein ist stets abzuraten. Auch bei einem Versand per Einwurfeinschreiben können Beweisprobleme auftreten, weswegen auch bei dieser Zustellungsart Vorsicht geboten ist. Es sollte in jedem Fall ausreichend Zeit eingeplant werden, um im Zweifel einen weiteren Zustellungsversuch unternehmen zu können.

Die Zustellung von Dokumenten an Beschäftigte ist eine alltägliche Sache. Regelmäßig werden problemlos Briefe versandt, Mitteilungen in den internen Postumlauf gegeben und im Rahmen von Personalgesprächen Dokumente überreicht.
Diese Vorgänge können jedoch aus rechtlicher Sicht Hürden bergen, die überwunden werden müssen. Schwierig wird es häufig, wenn eine Kündigungserklärung noch vor Ablauf wichtiger Fristen, wie der zweiwöchigen Erklärungsfrist bei außerordentlichen Kündigungen oder dem Ablauf der Probezeit, zugestellt werden muss. Hier kann die Zeit bei Eintritt unvorhergesehener Probleme schnell knapp werden. Als einseitige Willenserklärung wird eine Kündigung erst mit ihrem Zugang wirksam. Mancher Adressat unliebsamer Erklärungen entwickelt vor diesem Hintergrund durchaus kreative Ideen, um den Zugang zu verhindern. Die Bandbreite reicht von der Weigerung, während eines Personalgespräches eine Kündigungserklärung entgegenzunehmen, bis zu der Entfernung des Namens vom Briefkasten. Es ist daher sinnvoll, sich auf solche Hürden vorzubereiten.

Möglichkeit zur Kenntnisnahme ist maßgebend

Der Zugang einer einseitigen Willenserklärung ist bewirkt, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass unter gewöhnlichen Verhältnissen mit seiner Kenntnisnahme zu rechnen ist. Ob der Empfänger die Kündigung tatsächlich liest, ist irrelevant. Maßgeblich ist, ob die Möglichkeit zur Kenntnisnahme besteht. Ein Kündigungsschreiben geht bei Einwurf in den Briefkasten daher auch zu, wenn der Beschäftigte nicht zu Hause ist. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber von der Abwesenheit Kenntnis hat, wie beispielsweise während eines genehmigten Urlaubs oder einer Kur. Sollte der Beschäftigte durch seine Abwesenheit die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage verpassen, kann die Klage aber gegebenenfalls nachträglich zugelassen werden.

Übergabe in einem persönlichen Gespräch

Auch wenn derartige Termine für alle Beteiligten nicht angenehm sind, ist eine persönliche Übergabe stets zu empfehlen. Es ist darauf zu achten, dass die Übergabe der Kündigung im Fall eines Kündigungsschutzprozesses auch bewiesen werden kann. Sie sollte daher immer unter Hinzuziehung eines Zeugen geschehen.

Der Geschäftsführer einer GmbH kann selbst nie Zeuge sein, da er die juristische Person vertritt und dadurch in einem eventuellem Kündigungsschutzprozess Partei ist. Wird die Kündigung durch den Geschäftsführer übergeben, sollte daher immer ein möglicher Zeuge, etwa der Personal- oder Abteilungsleiter, anwesend sein. Den Empfang der Kündigungserklärung sollte der Beschäftigte durch seine Unterschrift bestätigen, bspw. auf einer Kopie der Kündigung. Falls der Beschäftigte die Empfangsbestätigung verweigert, können die Zeugen einen Vermerk darüber fertigen, wann und wo das Schreiben übergeben wurde.

Was, wenn die Annahme verweigert wird?

Nicht selten verweigert ein Beschäftigter aber nicht nur die Unterschrift unter das Empfangsbekenntnis, sondern bereits die Annahme des Kündigungsschreibens. Die Arbeitsgerichte haben sich mehrfach mit derartigen Fällen befasst. Kern der rechtlichen Prüfung war dabei häufig die Frage, ob eine Möglichkeit zur Kenntnisnahme bestanden hat. Nicht erforderlich ist, dass die Kündigungserklärung bei dem Empfänger verbleibt. Auch das tatsächliche Lesen verlangt die Rechtsprechung nicht. Hat eine Möglichkeit zur Kenntnisnahme bestanden, ist es daher unschädlich, wenn der Beschäftigte den Raum verlässt, ohne das Schreiben mitzunehmen oder wenn er es gar zerreißt. Um Diskussionen darüber zu vermeiden, ob der Beschäftigte erkennen konnte, was ihm übergeben werden sollte, sollte das Schreiben mit erkennbarer Absicht der Übergabe angereicht und, wenn er es nicht an sich nimmt, in greifbarer Nähe offen vor den Beschäftigten auf den Tisch gelegt werden. Auf keinen Fall sollte das Schreiben verdeckt vorgelegt oder nach wenigen Sekunden wieder eingesteckt werden. »

Zustellung per Post

Wenn der Beschäftigte nicht im Betrieb ist, etwa wegen einer Erkrankung, Urlaub oder auch wegen unentschuldigten Fehlens, liegt es nahe, das Schreiben durch die Post zustellen zu lassen.
Ein Versand per einfachem Brief ist mangels Beweisbarkeit des Zugangs wenig zielführend. Doch auch bei einem Versand per Einschreiben gilt es, einiges zu beachten. Bei einem Einschreiben mit Rückschein verspricht zwar die erforderliche Unterschrift des Beschäftigten auf dem Übergabebeleg einen sicheren Nachweis der Zustellung. Trifft der Postbote den Beschäftigten jedoch nicht an, wird lediglich ein Benachrichtigungszettel hinterlassen. Der Zugang erfolgt dann erst, wenn der Beschäftigte die Sendung in der Postfiliale abholt. Falls der Beschäftigte die Sendung überhaupt abholt, können bis zu diesem Zeitpunkt wichtige Fristen abgelaufen sein.

Einwurfeinschreiben – die bessere Wahl

Die bessere Wahl ist daher ein Einwurfeinschreiben. Bei diesem wird bereits mit dem Einwurf in den Briefkasten und der nach den üblichen Umständen zu erwartenden nächsten Leerung durch den Empfänger der Zugang bewirkt. Die Zustellung ist durch den Einlieferungsbeleg, die Möglichkeit der Sendungsverfolgung und den Auslieferungsbeleg des Postboten dokumentiert. Allerdings kann es, je nach den Umständen des Falles, dennoch zu Beweisproblemen kommen.
Die Vorlage des Auslieferungsbeleges stellt keinen Urkundenbeweis im Sinne von § 418 ZPO dar. Nach § 418 ZPO begründen öffentliche Urkunden den vollen Beweis der darin bezeugten Tatsachen. Da die Deutsche Post seit der Privatisierung als AG geführt wird, können ihre Mitarbeiter jedoch keine öffentlichen Urkunden erstellen. Darüber hinaus verneinte das Arbeitsgericht Reutlingen in einer aktuellen Entscheidung vom 19. März 2019 (7 Ca 89/18) auch, dass der Zulieferungsbeleg einen sogenannten Anscheinsbeweis darstellt. Zwar spricht bei normalem Ablauf der Dinge viel dafür, dass der Postbote den Brief auch eingeworfen hat, wenn er einen Zustellungsvermerk erstellt. Ein versehentlicher Einwurf in einen falschen Briefkasten etwa lässt sich aber nicht von vorneherein ausschließen. Nach Auffassung des Gerichts kommt es bei Postzustellungen zu häufig zu Fehlern, so dass nicht davon ausgegangen werden kann, dass ein Schreiben zu dem in einem Auslieferungsbeleg dokumentierten Zeitpunkt zugegangen ist. Bestreitet der Beschäftigte den Erhalt des Kündigungsschreibens, ist daher die Vernehmung des Postboten als Zeuge im Prozess erforderlich. Ob sich feststellen lässt, wer der Postbote war, ist dabei nur die erste Frage. Ob sich der Postbote noch an seine Zustellungsrunde an diesem konkreten Tag erinnert, die weitere. Die volle Beweislast für den Zugang des Schreibens trägt der Arbeitgeber.

Einwurf durch Boten

Diese Problematik lässt sich vermeiden, wenn ein Mitarbeiter persönlich bei dem Beschäftigten vorbeifährt. Auch hier sollte ein weiterer Zeuge die Zustellung bezeugen können. Die Einschaltung eines Botendienstes ist ebenfalls möglich.
Damit am Ende nicht das Problem besteht, dass zwar die Zustellung eines Schreibens belegt werden kann, aber nicht dessen Inhalt, sollte der Überbringer bei der Kuvertierung des Schreibens anwesend sein. So können die Zeugen auch berichten, was sie in den Briefkasten eingeworfen haben. Der Einwurf muss zu einer Uhrzeit erfolgen, zu der nach normalen Gepflogenheiten und Umständen noch mit einer Leerung des Briefkastens am selben Tag gerechnet werden kann. Andernfalls gilt die Kündigung erst am nächsten Tag als zugegangen. Da es regionale Unterschiede hinsichtlich der üblichen Postzustellungszeiten geben kann, empfiehlt sich eine Zustellung am Vormittag, wenn der Zugang zwingend am selben Tag erfolgen muss. Es sollte ein Vermerk über die Zustellung inklusive Uhrzeit erstellt werden. Sinnvoll ist auch, ein Foto des Briefkastens bzw. des Hauseingangs mit Hausnummer und Namensschild zu machen.

Entfernen des Namens am Briefkasten zwecklos

Schwierig wird es, wenn vor Ort kein Briefkasten zu finden ist. In diesen Fällen kann der Brief unter der Wohnungstür oder Haustür durchgeschoben werden, wenn erkennbar ist, dass es sich um die Wohnung des Beschäftigten handelt. Die Umstände, aus denen sich dies ergibt, sollten sorgfältig dokumentiert werden. Insofern hat dann auch das Entfernen des Namens am Briefkasten keinen Erfolg. Sollte der Beschäftigte absichtlich seinen Namen entfernt haben, läge zudem ein Fall der Zugangsvereitelung vor. Verhindert der Beschäftigte den Zugang schuldhaft, muss er sich so behandeln lassen, als sei ein rechtzeitiger Zugang erfolgt. Da die Wirkung der Kündigung aber erst mit ihrem Zugang eintritt, muss in jedem Fall ein weiterer Zustellungsversuch unternommen werden. Der erfolgreiche Zugang gilt dann aber als zum Zeitpunkt des ersten, erfolglosen Versuchs erfolgt.

Hin und wieder kommt es vor, dass an der letzten bekannten Adresse eines Beschäftigten keine Spur mehr von ihm zu finden ist. Dann muss eine Abfrage beim Einwohnermeldeamt durchgeführt werden. Verfügt der Beschäftigte am Arbeitsort nur über einen Zweitwohnsitz, sollte die Zustellung an seinem Hauptwohnsitz erfolgen.

Wenn der Beschäftigte bei seiner Wohnadresse angetroffen wird, gilt das für die Übergabe in einem persönlichen Gespräch ausgeführte entsprechend. Wird der Beschäftigte nicht angetroffen, dafür aber eine andere Person, sollte dieser nicht leichtfertig das Kündigungsschreiben übergeben werden. Ehepartner, Lebensgefährten und andere volljährige Familienmitglieder, die im gleichen Haus wohnen, können zwar Erklärungen als sogenannte Empfangsboten entgegennehmen. Andere Personen wie etwa Mitbewohner sind jedoch keine Empfangsboten. Das Risiko, dass diese bspw. vergessen, das Schreiben an den Empfänger zu übergeben, trägt dann der Arbeitgeber. Das gleiche gilt bei minderjährigen Kindern. Sicherer ist daher der Einwurf in den Briefkasten.
Ein Betriebsrat, soweit vorhanden, muss zu jeder Kündigung angehört werden. Vor einem erneuten oder weiteren Zustellungsversuch sollte daher der Betriebsrat noch einmal gesondert angehört werden. Sollte trotz mehrerer Versuche eine Zustellung nicht erfolgreich sein, kommt alternativ eine öffentliche Zustellung durch Aushang bei Gericht in Betracht.

Zustellung durch Gerichtsvollzieher

Eine weitere Möglichkeit stellt auch eine förmliche Zustellung per Gerichtsvollzieher dar. Eine durch den Gerichtsvollzieher erstellte Zustellungsurkunde ist, im Gegensatz zu einem Zustellungsvermerk des Postboten, eine öffentliche Urkunde und daher geeignet, den vollen Beweis für den Zugang zu erbringen.
Für die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher fallen jedoch zum einen nicht unerhebliche Kosten an. Zum anderen tritt auch hier der Zugang erst mit der Zustellung an den Empfänger und nicht bereits mit der Beauftragung des Gerichtsvollziehers ein. Es muss daher ausreichend Zeit für die Beauftragung des Gerichtsvollziehers, die Übermittlung des Kündigungsschreibens an den Gerichtsvollzieher und die Zustellung an den Beschäftigten durch den Gerichtsvollzieher eingeplant werden. Es ist nicht auszuschließen, dass auch der Gerichtsvollzieher einen zweiten Zustellungsversuch unternehmen muss. Es handelt sich daher um eine rechtssichere, aber auch zeit- und kostenintensive Form der Zustellung.

Mit guter Vorbereitung zum Ziel

Bei der Zustellung von Kündigungen kann eine Vielzahl von Problemen auftauchen, denen aber mit der richtigen Strategie begegnet werden kann. Gegebenenfalls können mehrere Zustellungsversuche erforderlich werden, was wertvolle Zeit kosten kann. Wichtig ist daher eine vorausschauende Planung. Zugangsfiktionen im Arbeitsvertrag, etwa dass eine Erklärung bei Zustellung an der letzten bekannten Adresse als zugegangen gilt, sind regelmäßig unwirksam und helfen daher leider nicht. Mit guter Vorbereitung lassen sich aber alle Hürden bei der Zustellung überwinden.